Kravprofil vid rekrytering – mall och exempel

Vad är en kravprofil?

En kravprofil är ett gemensamt underlag om rollens uppgifter, ansvar och nödvändiga kompetenser. Den ska hjälpa både den som skriver annonsen och den som bedömer ansökningarna. Skriv den tillsammans med någon som känner arbetet och kan förklara varför varje krav behövs.

Börja med vad personen ska göra under en vanlig vecka. Beskriv sedan vad som behöver fungera från start och vad ni kan lära ut. Kravprofilen blir mer användbar när den uttrycker observerbara arbetsuppgifter än när den listar önskade personlighetsord.

Skilj krav från meriter

Ett krav är något ni bedömer behövs för att utföra arbetet. En merit är ett relevant plus som ni kan värdera utan att göra det till ett dolt grundkrav. Ange hur respektive punkt ska undersökas, exempelvis genom ett beskrivet arbete, en intervju eller ett arbetsprov.

Arbetsförmedlingen lyfter tydliga kompetensprofiler och gemensamma bedömningsgrunder som stöd för en mer saklig rekrytering. Här använder vi en egen fiktiv mall för att visa hur uppgift, kompetens och underlag kan hänga ihop.

• Behövs kompetensen från första dagen?
• Kan ni erbjuda introduktion eller utbildning?
• Kan flera typer av erfarenhet styrka samma kompetens?
• Vet ni hur kravet ska bedömas på ett likvärdigt sätt?

Granska onödiga krav innan de blir urvalskriterier

Fråga vad varje krav har för koppling till arbetsuppgifterna. Ett visst antal år, ett visst lärosäte eller en snäv branschetikett kan vara en dålig ersättning för den kompetens ni faktiskt behöver. Skriv vad personen ska kunna göra och överväg alternativa sätt att visa det.

Krav på språk, resor eller arbetstider behöver beskrivas utifrån arbetets verkliga förutsättningar. Använd inga personliga egenskaper eller privata förhållanden som genväg till en kompetensbedömning. Vid osäkerhet om ett krav bör ansvarig HR-funktion granska det före publicering.

Praktisk kravprofil: fiktiv kundsupportmedarbetare

Exemplet gäller ett påhittat team som hanterar skriftliga kundfrågor. Det är ingen ledig tjänst. Rollens uppgift är att besvara frågor, dokumentera ärenden och lämna tydliga överlämningar. Introduktion i företagets supportsystem ingår.

Skapa bedömningsmallen samtidigt

Bestäm i förväg vad som är tillräckligt underlag för varje krav. Använd exempelvis ”otillräckligt underlag”, ”delvis visat” och ”visat” med en skriftlig motivering. Saknad information ska ge en kompletterande fråga, inte automatiskt tolkas som saknad kompetens.

I supportexemplet kan ”visad dokumentation” betyda att kandidaten får med problem, genomförd åtgärd och nästa steg. Skriv observationen, vem som bedömde och vilket underlag som användes. Låt bedömarna först arbeta var för sig och diskutera sedan skillnader.

Koppla kravprofilen till jobbannonsen

Översätt arbetsuppgifterna till begriplig text och låt krav och meriter ha egna rubriker. Varje krav i annonsen ska gå att hitta i den godkända kravprofilen. Lägg inte till nya krav bara för att ett AI-utkast låter övertygande.

Använd samma kriterier i nästa steg. Om verksamheten ändrar ett krav behöver ni dokumentera varför och ta ställning till hur redan inkomna ansökningar ska behandlas konsekvent. JobAXS kan stödja annons- och kandidatflödet; er organisation ansvarar för underlag och beslut.

1. 1Fastställ arbetsuppgifter och introduktion.
2. 2Granska krav och meriter med ansvarig chef.
3. 3Bestäm underlag och bedömningsnivåer.
4. 4Skriv annonsen och kontrollera att den följer kravprofilen.

Frågor och svar om kravprofilen

Är kravprofil och jobbannons samma sak?

Kravprofilen är ert underlag för rollen och bedömningen. Annonsen presenterar arbetet och ansökningsvägen för kandidaterna.

Kan AI skapa kravprofilen?

AI kan strukturera ett godkänt underlag. En person som känner arbetet behöver kontrollera att kraven är nödvändiga, korrekta och möjliga att bedöma.

Måste alla meriter ge extra poäng?

Nej. Bestäm hur relevanta meriter får användas innan urvalet. Låt dem inte i efterhand bli dolda krav eller godtyckliga bonusar.